Buongiorno,
Quando si formatta un computer spesso si rischia di perdere dati molto importanti, tra cui le email di lavoro.
Anche online potrebbe esistere un rischio simile, in quanto non tutti i provider garantiscono l’integrità della posta elettronica in caso di accesso fraudolento.
Quanto tempo a catalogare le email per competenze, attività, fornitori, eventi, anche solo foto e documenti importanti.
Cosa potete fare per evitare di perdere la posta elettronica e tutto l’archivio tanto faticosamente messo da parte in anni di lavoro ?
La procedura che vi consigliamo la utilizziamo da molto tempo e si è rivelata molto solida nella conservazione dei dati di posta elettronica.
Occorre principalmente operare su 3 fronti in contemporanea:
- prima di tutto si gestisce l’account tramite provider online. Per le aziende anche outlook mantiene il servizio di posta accessibile sulla rete, ma potete usare quello che preferite: Gmail, Libero, Yahoo, ecc…
- Poi si installa in locale un gestore di posta elettronica, può essere lo stesso del servizio online o uno di vostro gradimento, tipo “Outlook”, “Thunderbird”, ecc. L’impostazione che andremo a fare vi permetterà di avere una copia speculare della posta elettronica online anche sul vostro PC.
- Si collegano l’account remoto con il gestore client di posta elettronica locale…
- Infine cercheremo di avviare una procedura di backup automatizzata su hard disk locale o su server remoto in modo che ogni 15 / 30 giorni venga preservata una copia del vostro archivio. Ovviamente potete scegliere i parametri che più vi aggradano, per poi modificarli successivamente.
Vediamo un Case Study, ovvero un esempio pratico di come si potrebbe fare per gestire un account di posta elettronica sia in locale che da remoto.
Nel nostro esempio ipotizziamo che in remoto abbiamo previsto un account gmail, in locale sceglieremo in servizio di posta elettronica base come Outlook perchè solitamente già installato in windows, e utilizzeremo un tools di backup su hard disk portatile.
Il backup sul disco locale può essere doppiato online su archivio esterno come DropBox, tutto dipende dallo spazio e dall’importanza della posta elettronica custodita.
Iniziamo a vedere la procedura. Le guide sono state già fatte su ogni singolo tema, nei link qui sotto riportiamo quelle più aggiornate:
- Per sapere come aprire un account Gmail, se hai bisogno, leggi quì
- Per collegare Gmail con Outlook, essendo una procedura complessa, trovi una guida esaustiva quì
- Per fare i backup ci sono diversi tools, nel tuo caso ti consigliamo questo..
L’articolo rimanda a molti altri approfondimenti, vi invitiamo a leggerli con attenzione. L’argomento è ampio ma molto importante. In effetti ci sono molti altri articoli che trattano questo aspetto, torneremo sul tema con una guida più mirata usando i software più comuni.
Buon Lavoro !