Buongiorno,
in un articolo precedente abbiamo parlato della necessità ormai impellente per tutti coloro che operano come professionisti di avere almeno una casella di posta elettronica certificata o PEC.
Oggi vediamo un secondo aspetto altrettanto importante e non meno necessario, la firma digitale. Quindi oggi parliamo di come fare una firma digitale riconosciuta e accettata da tutti gli enti pubblici e gli uffici amministrativi.
Le firme digitali vengono usate per autenticare informazioni digitali, ad esempio documenti, messaggi di posta elettronica e macro, tramite crittografia informatica. Le firme digitali consentono di definire le garanzie seguenti:
- Autenticità La firma digitale garantisce che il firmatario corrisponda realmente alla persona che dichiara di essere.
- Integrità La firma digitale garantisce che il contenuto non è stato modificato o manomesso da quando è stato firmato digitalmente.
- Non ripudio La firma digitale dimostra a tutte le parti l’origine del contenuto firmato. Il “ripudio” si riferisce all’atto di negazione da parte di un firmatario di qualsiasi associazione con il contenuto firmato.
Per offrire queste garanzie, è necessario che l’autore del contenuto firmi digitalmente il contenuto usando una firma che soddisfi i criteri seguenti:
- La firma digitale deve essere valido.
- Il certificato associato alla firma digitale deve essere corrente, ovvero non scaduto.
- L’utente o l’organizzazione firmataria, nota come editore, deve essere attendibile.
- Il certificato associato alla firma digitale deve essere rilasciato all’editore firmatario da un’autorità di certificazione (CA) nota.
Requisiti fondamentali perché il documento Firmato Elettronicamente sia ritenuto valido e non invalidato successivamente sono i seguenti:
- Non deve contenere al suo interno una qualsiasi tipologia di codice software in grado di modificarne il contenuto come fatti, atti o dati in esso rappresentati. Quindi i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l’estensione .p7m).
- L’art. 21 della Deliberazione del CNIPA n. 45 del 21/05/2009 ammette l’utilizzo di formati di firma diversi dallo standard “.p7m“. Uno di questi formati alternativi è la cosiddetta firma PDF effettuata con Acrobat Professional, Adobe Reader (dalla versione 9). Pertanto è consigliato utilizzare la firma digitale PDF solamente se l’Ente ha espressamente dichiarato di accettare questa tipologia di firma, facendone menzione nei procedimenti amministrativi in cui si applica e nel proprio sito web. Quindi, prima di utilizzare tale modalità, è opportuno verificare di volta in volta che la stessa sia accettata.
Riassumendo in parole povere il documento firmato elettronicamente deve essere un semplice PDF non modificabile su cui l’operatore aggiunge un codice cifrato personale.
Ma come si aggiunge una firma digitale al documento PDF ? Esistono due strade:
Privati: Per i privati che desiderano dotarsi di una firma digitale, la strada più semplice è quella di procedere con l’acquisto di una apposita key. Le key per la firma digitale sono delle chiavette USB all-in-one con prezzi a partire dai 60 euro che includono tutto il software necessario per firmare i propri documenti assegnando loro valore legale. Sono molto comode e non necessitano di configurazioni particolari. In pratica permettono di aprire un file eseguibile nel quale indicare quale file PDF vogliamo firmare. Una volta identificato il file, la chiavetta vi inserisce un codice identificativo, detto chiave crittografata, una coppia di chiavi digitali asimmetriche attribuite in maniera univoca ad un soggetto, detto titolare che ne autentica il contenuto. La procedura è nel complesso abbastanza semplice.
Sia Aruba e Poste italiane offrono questo servizio ma per ottenere la propria firma digitale, occorre seguire attentamente le istruzioni presenti su siti dove vi verrà richiesto di firmare dei documenti e di inviare una copia del proprio documento d’identità via email e/o fax ai recapiti indicati. In tal modo la chiavetta elettronica vi verrà recapitata al vostro domicilio e sarà associata a voi e soltanto a voi. Un pò come la chiavetta elettronica data da alcune banche per generare il codice di conferma per le operazioni online sui c/c. Qualsiasi smarrimento deve essere denunciato quanto prima al fine di prevenire usi illeciti.
Aziende: Per quanto riguarda le aziende il discorso si fà un po’ più complicato. I titolari di aziende, devono infatti recarsi presso la propria Camera di Commercio e richiedere il kit per la firma digitale fornendo all’ente un documento di riconoscimento ed un indirizzo email validi. Solitamente la Camera di Commercio rilascia sia la PEC che il Kit di Firma Elettronica senza problemi, ma essendo servizi a pagamento il loro rilascio potrebbe essere opzionale.
Bene, adesso sapete come fare la vostra firma digitale. Procuratevi tutto l’occorrente e se avete domande da fare non esitate a porci le vostre domande.
Buon Lavoro